Recomendaciones para documentar procesos de forma exitosa

No existe una única forma estandarizada para documentar procesos, dado que esta actividad dependerá de ciertas condiciones, requerimientos y políticas a cumplir. Lo primero que debemos decir es que la documentación de un proceso busca especificar las herramientas y los instrumentos que posee la organización para tener ese proceso controlado.

Esta actividad usualmente parte de un mapa de procesos o la cadena de valor.

Al momento de documentar dichos procesos, tome en cuenta estos cinco pasos:

1. Identifique la estructura organizacional: es vital conocer cómo esta distribuido el capital humano en la organización para determinar las áreas y actores claves.
2. Identifique los procesos: prepare el mapa de procesos apoyado por el área gerencial de la organización.
3. Apunte a los procesos claves: enfóquese sobre los procesos críticos de la organización por ciclo de operación (ciclo de ingresos, ciclo de egresos, ciclo productivo, etc).
4. Estandarice las herramientas: la estandarización en la actividad de documentación es muy importante para que sea fácil de comprender. Establezca estándares para los formatos a entregar, modelos de entrevistas, cuestionarios, etc.
5. Documente de forma simple y especifica: el objetivo es cubrir procesos, asegurar controles, establecer normas y políticas. El reto es que el lector (auditor, empleado, etc) consulte y entienda rápidamente las instrucciones dadas en el documento.

Existen diversas herramientas y recursos que pueden acelerar el proceso técnico de la documentación.

Para que sea efectivo este esfuerzo, la alta gerencia y dirección de la organización debe estar comprometida con dicha actividad a fin de que su cumplimiento, por efecto cascada, sea más fácil de implementar.

Escuchar a todos los actores del proceso facilita la empatía hacia el resultado final y permite un mayor nivel de compromiso.

En CIO Servicios abordamos proyectos de estandarización y documentación de procesos de negocios, empoderando a los actores y usuarios claves pero dando cumplimiento a las normas. Visita nuestro sitio Web (www.cioservicios.com) y entérate sobre cómo podemos ayudarte o escríbenos a ventas@cioservicios.com